Le déménagement est un événement que la plupart des gens n’aiment pas parce qu’il est stressant. Le déménagement des bureaux, que des milliers de françaises entreprennent chaque année est l’une des choses les plus difficiles à faire. Mais que peut-on dire de la délocalisation commerciale ? Déménager un bureau peut être encore plus compliqué. Ici, il ne s’agit pas seulement de déplacer des meubles et des technologies, mais aussi de déménager une entreprise. Et c’est là qu’apparaît la chose la plus importante dans votre tâche : préparer une checklist pour le déménagement de bureaux afin d’organiser votre travail. S’il s’agit de votre premier déménagement de bureau et que vous vous demandez peut-être par où commencer, mais même si ce n’est pas le cas, chaque déménagement est unique et nécessite une approche individuelle. C’est pourquoi une liste de choses à faire en cas de déménagement de bureau devrait toujours être votre point de départ.

Liste des choses à faire en cas de déménagement de bureau de son entreprise

• En premier lieu, prévoyez un calendrier. Si vous louez le lieu de votre entreprise, tenez compte de la date de fin du bail et de la date de déménagement. Si vous souhaitez quitter le lieu plus tôt, discutez avec votre propriétaire des options qui s’offrent à vous. Dans certains cas, vous pourrez peut-être le faire.

• Vérifiez les processus de travail et planifiez la manière d’aligner leur mise en œuvre pendant le processus de déménagement. Comment allez-vous organiser les livraisons ? Comment se déroulera la mise en œuvre des projets actifs ? Essayez de comprendre les changements qu’un déménagement de bureau apportera au travail dans l’entreprise.

• Gardez à l’esprit les échéances qui se présentent dans le travail (votre liste de bureaux à déménager ne sera pas complète sans elles) et les moyens de les respecter – si la documentation est emballée ou en route vers le nouveau lieu de travail, cela pourrait ralentir le travail, par exemple. C’est pourquoi vous préférerez peut-être prévoir une courte période, par exemple quelques jours, pour l’emballage final lorsque le travail est en pause. Une fois que vous avez planifié cela et que tout le monde est conscient qu’aucune conséquence négative ne devrait survenir.

• Répartissez les tâches entre les employeurs. Incluez dans votre déménagement une checklist des bureaux indiquant qui fait quoi. Vous pouvez attribuer les tâches liées au déménagement à quelques personnes dans chaque département de l’entreprise, tandis que les autres prennent temporairement leurs fonctions. Chacun doit être clair sur les objectifs à atteindre et les délais à respecter.

• En attendant, pour le déménagement d’entreprise recherchez une agence de déménagement professionnelle. Obtenir le plus d’estimations de coûts possible est un bon début, mais ce n’est pas suffisant. Vérifiez les licences des déménageurs, leur réputation, leurs antécédents professionnels et bien sûr – lisez les critiques. Plus il y en a, mieux c’est. Cela vaut tellement la peine de prendre quelques minutes de votre temps pour vous familiariser avec le fonctionnement d’un déménageur. Et si vous faites le bon choix, ce temps vous sera profitable.

• Lorsque vous déménagez, les checklists doivent également contenir une liste de services à demander aux déménageurs. Il est essentiel de bien se renseigner sur les antécédents d’un déménageur pour pouvoir faire le bon choix par la suite.

• Organisez le déménagement avec une entreprise. Avez-vous des meubles à déménager ? Dans ce cas, il serait peut-être préférable de faire appel à un déménageur. Avez-vous du matériel à déménager ? Dans ce cas, il serait bon de faire appel à une entreprise de déménagement commerciale pour effectuer un déménagement industriel. Le fait de trouver la bonne entreprise pour le type de services qu’elle propose est un pas en avant dans la réalisation de votre checklist pour un déménagement de bureau réussi.

• Planifiez les dates de déménagement et d’emménagement. La plupart des gens choisissent les mois d’été, qui sont plus chers. Déménager pendant les week-ends et au début/à la fin du mois est plus coûteuse car plus de personnes déménagent pendant cette période. Si vous demandez une date précise pour le jour du déménagement, vous risquez également de devoir payer un supplément.

• Cela signifie qu’il faut s’arranger pour avoir un budget raisonnable à l’avance. Essayez d’estimer les coûts du déménagement à l’avance et lorsque vous préparez votre budget de déménagement, mettez de côté un certain montant pour les coûts imprévus – par exemple 10 % de vos coûts finaux prévus.

• Prévoyez les activités liées au déménagement : qui va organiser les bureaux, qui va installer les ordinateurs, qui va faire fonctionner les services publics, qui va transférer l’adresse, qui va gérer toutes les tâches à effectuer, etc. Cela signifie que votre checklist pour le déménagement des bureaux doit contenir deux sections : une ventilation du budget et une ventilation des activités. Si vous y parvenez et que vous exécutez les tâches correctement et à temps, le déménagement de vos bureaux se fera sans heurts et avec succès.